Datenschutzerklärung für den Buchhandel

Der Schutz Ihrer Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir werden Ihre Daten stets nur im Rahmen der Grenzen des Bundesdatenschutzgesetzes und der Datenschutz-Grundverordnung verwenden.

• Verantwortliche Stelle
• Datenschutzbeauftragte
• Welche Daten verarbeiten wir?
• Zu welchem Zweck verarbeiten wir diese Daten?
• Was machen wir sonst noch mit Ihren Daten? Geben wir diese an andere weiter?
• Wie lange bewahren wir Ihre Daten auf?
• Welche Rechte haben Sie?

1. Verantwortliche Stelle:

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
GVA Gemeinsame Verlagsauslieferung Göttingen GmbH & Co. KG, Postfach 2021, 37010 Göttingen
Telefon: 0551-384200-0, Fax: 0551-384200-10, Email: info@gva-verlage.de.

2. Datenschutzbeauftragte:

Rechtsanwältin Maja Reuter, Anwaltskanzlei Feuerhake, Obere-Masch-Straße 22, 37073 Göttingen, reuter@anwaltskanzlei-feuerhake.de.

3. Welche Daten verarbeiten wir?

Die verarbeiteten Daten sind z.B.

Kontaktdaten:

Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Telefaxnummer

Vertrags- und Zahlungsdaten:

Konditionen, Zahlungsarten (auch ob BAG/Buchwert GmbH & Co. KG), Kontodaten, Kreditkartendaten, Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO, da diese zum Zwecke der Erfüllung des Vertrages zwischen uns passiert.

Herkunft der nicht selbst erhobenen Daten:

Wir verarbeiten neben den von uns erhobenen Daten auch von Verlagen übermittelte Kundendaten, damit wir die Auslieferung an gemeinsame Kunden vornehmen können.

4. Zu welchem Zweck verarbeiten wir diese Daten und wo?

Wenn Sie mit uns einen Vertrag schließen über die Erbringung einer Dienstleistung, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen und von uns erhobenen oder von den von den Verlagen an uns übermittelten Daten zur Vertragsabwicklung bei uns lokal in unseren beiden Büros in Göttingen, also in unserer Datenbank und damit auch innerhalb der EU.
Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von Daten auf Grundlage eines sog. „Auftragsverarbeitungsvertrages“ beauftragen, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DSGVO.

5. Was machen wir sonst noch mit Ihren Daten? Geben wir diese an andere weiter?

• Infothek für Verlage

Wir nutzen die Verlagssoftware VMS/Phiatos und verwalten darin Ihre Daten. Verlage können sich auf unserer Webseite in einem Kundenkonto einloggen (Infothek). Den Login erhalten die Verlage von uns übermittelt. Sie können dort Ihre täglichen Gesamtumsätze einsehen. Über die Artikel- oder Kundenauswahl können Ihnen die Umsätze pro Kunde angezeigt werden. Zu ihren Endkunden sind für die Verlage dann folgende Infos sichtbar: Verkehrsnummer/Kundennummer, Name, Ort und Postanschrift der gemeinsamen Kunden.
Zweck der Infothek ist die Vereinfachung der Kommunikation zwischen uns und den Verlagen.

Die Rechtsgrundlage für die Nutzung von VMS ist zum einen Art. 6 Abs. 1 lit. b) (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs.1 f) (berechtigtes Interesse) DS-GVO, um eine branchenspezifische und bewährte Verlagssoftware zu nutzen.

• Versandliste Vorschauen

Wenn wir Ihnen Verlagsvorschauen zusenden, geben wir diese Information sowie Name und Adresse an die mit uns zusammenarbeitenden Verlage weiter. Zweck der Weitergabe ist der Abgleich der Kundendaten mit denen der Verlage, um zu vermeiden, dass Sie die Verlagsvorschauen mehrfach erhalten. Unser berechtigtes Interesse an der Weitergabe Ihrer Daten ist es, unsere gemeinsamen Kunden effizient und ressourcenschonend informieren zu können. Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Zu diesem Zweck geben wir Ihre Daten an Versanddienstleister weiter.

• Transportunternehmen

Wenn Sie Bücher bestellen, übermitteln wir die zur Lieferung erforderlichen Daten zum Zweck der Zustellung und der Ankündigung dieser verschlüsselt an einen Versanddienstleister oder ein Transportunternehmen.

• Zahlungsdienstleister

Wir übermitteln die für die Vertragsabwicklung angegebenen Zahlungsdaten verschlüsselt an unser Kreditinstitut oder die BAG (Buchhändler-Abrechnungsgesellschaft mbH & Co. KG), welche ggfls. ihrerseits einen Zahlungsdienstleister oder ein Kreditinstitut beauftragen, die Zahlung vorzunehmen. In dem Fall verarbeiten diese Ihre Daten und es gelten insoweit die Datenschutzerklärungen der beteiligten jeweiligen Finanzdienstleister.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO.

• Steuerbüro und Finanzbuchhaltung

Ferner behalten wir uns vor, Ihre Rechnungen an uns oder unsere Rechnungen an Sie an ein Steuerbüro oder das Finanzamt weiterzugeben. Damit geben wir auch die in den Rechnungen enthaltenen Daten weiter. Dies geschieht zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen, so dass die gesetzliche Grundlage dafür Art. 6 I c) DSGVO ist.

• Inkassobüro oder Anwaltskanzlei

Sollte es passieren, dass Sie mit der Zahlung des Rechnungsbetrags in Verzug sind, behalten wir uns für diesen Fall die Weitergabe Ihrer o.g. Daten zur Durchsetzung unserer Forderungen an ein Inkassobüro oder eine Anwaltskanzlei ggf. an Gerichte und öffentliche Behörden vor. Dies tun wir dann aufgrund unserer berechtigten Interessen an der Forderungsdurchsetzung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO.

• Direktwerbung

Wir behalten uns eine weitere gesetzlich erlaubte Nutzung Ihrer Daten während und nach Vertragserfüllung aufgrund berechtigter Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO vor. Dies ist insbesondere die Steigerung der Kundenbindung durch allgemeine Informationen und Werbung. Zu diesem Zweck senden wir Ihnen ggf. Informationen per Briefpost, sowie – soweit es uns im Rahmen des § 7 Abs. 3 UWG erlaubt ist- Informationen per E-Mail. Wir übermitteln die hierfür notwendigen Daten (Name und Adresse ggf. E-Mal-Adresse) ggf. verschlüsselt an einen Dienstleister, der sie in unserem Auftrag verarbeitet, um die Werbesendungen zu verschicken. Sie können der Speicherung und Verwendung Ihrer Daten zu diesem Zweck jederzeit unter den angegebenen Kontaktdaten widersprechen.

• DATEV

Wir nutzen die Buchhaltungssoftware der DATEV eG, Nürnberg. In unserer Buchhaltung sind Daten aus Ihren Zahlungen und Rechnungen enthalten und wir übermitteln diese mit unserer Buchhaltung verschlüsselt an die DATEV.

Dies geschieht zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen, so dass die gesetzliche Grundlage dafür Art. 6 I c) DSGVO ist. Wir haben zudem ein berechtigtes Interesse daran, eine effektive zeitgemäße Buchhaltungssoftware zur Vereinfachung unserer hausinternen Verwaltungsvorgänge zu nutzen, so dass die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO ist.

6. Wie lange bewahren wir Ihre Daten auf?

Die Aufbewahrungsdauer bzw. Speicherdauer sind begrenzt.

Wir löschen Daten von zurückliegenden Geschäftsvorgängen nach 10 Jahren, sämtliche anderen Daten löschen wir nach einem Jahr. Bitte beachten Sie jedoch folgende Ausnahmen:

• Wir können Ihre Daten erst löschen, sobald die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.
• Eventuell benötigen wir Ihre Daten noch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO, um etwaige rechtliche Ansprüche im Zusammenhang mit dem Vertrag zwischen uns oder aus der Mitgliedschaft geltend zu machen oder abwehren zu können.
• Sollten Sie einer Nutzung Ihrer Daten aufgrund einer Einwilligung widersprechen, schränken wir die Nutzung Ihrer Daten ein und löschen diese soweit sie nicht aus anderen Gründen (s. o.) durch uns noch vorgehalten werden müssen.

7. Welche Rechte haben Sie?

a) Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) und Einschränkung der im Folgenden näher beschriebenen Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Art. 15- 18 DS-GVO.

b) Übertragbarkeit

Sie haben das Recht auf Übertragbarkeit Ihrer Daten gemäß Art. 20 DS-GVO.

c) Widerspruchsrecht bei Einwilligung

Sie haben das Recht des Widerspruchs, insbesondere gegen die Verarbeitung Ihrer Daten für Zwecke der Direktwerbung und gegen eine Verarbeitung, die wir aufgrund berechtigter Interessen vornehmen im Rahmen des Art. 21 DS-GVO.

d) Beschwerderecht

Sie haben ferner das Recht sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns ist dies:

Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Barbara Thiel
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: +49 (0511) 120 45 00
Telefax: +49 (0511) 120 45 99
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de